Angebot schreiben — Muster, Pflichtangaben und Tipps

Ein gutes Angebot überzeugt den Kunden, bevor die Arbeit beginnt. Es zeigt, was Sie liefern, was es kostet und unter welchen Bedingungen — klar, verbindlich und professionell. Hier erfahren Sie, wie Sie Angebote schreiben, die Aufträge bringen.

Angebot vs. Kostenvoranschlag — der Unterschied

Bevor wir ins Detail gehen: Ein Angebot und ein Kostenvoranschlag sind rechtlich nicht dasselbe.

• Angebot (Offerte): Bindend. Nimmt der Kunde an, kommt ein Vertrag zustande — zu den genannten Konditionen. Sie dürfen den Preis nachträglich nicht erhöhen.
• Kostenvoranschlag: Unverbindlich (sofern nicht anders vereinbart). Der tatsächliche Preis darf abweichen — allerdings maximal 15-20 %. Bei größeren Abweichungen müssen Sie den Kunden vorher informieren (§ 650 BGB).

Für die meisten Freelancer und Dienstleister ist das Angebot das Mittel der Wahl. Es schafft Klarheit und Verbindlichkeit auf beiden Seiten.

Pflichtangaben und empfohlene Inhalte

Ein Angebot hat weniger gesetzliche Pflichtangaben als eine Rechnung. Trotzdem sollte es bestimmte Elemente enthalten, damit es regelkonform und professionell wirkt.

Pflichtangaben

• Ihr vollständiger Name und Anschrift (bei Firmen: Firmenname, Rechtsform, Geschäftsführer)
• Name und Anschrift des Empfängers
• Datum des Angebots
• Angebotsnummer — für die Zuordnung und spätere Referenz
• Genaue Beschreibung der Leistung — detailliert genug, damit keine Missverständnisse entstehen
• Preis — Netto plus USt (oder Brutto mit Hinweis auf Kleinunternehmerregelung)
• Gültigkeitsdauer — bis wann das Angebot angenommen werden kann

Empfohlene Zusatzangaben

• Lieferzeit oder Leistungszeitraum — „Umsetzung innerhalb von 4 Wochen nach Auftragserteilung“
• Zahlungsbedingungen — Anzahlung, Teilzahlung, Zahlungsziel nach Abschluss
• Gültigkeitsdauer — „Dieses Angebot ist gültig bis zum 30. April 2026“
• AGB-Verweis — falls Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen hast
• Haftungsausschlüsse — bei relevanten Projekten
• Hinweis auf Urheberrecht — bei kreativen Leistungen

Angebot schreiben: Struktur und Aufbau

Kopfbereich

Ihr Logo, Ihre Kontaktdaten, Empfängeradresse, Datum und Angebotsnummer. Halten Sie sich an dasselbe Layout wie bei Ihren Rechnungen — das schafft Wiedererkennungswert.

Einleitung

Ein kurzer Satz, der das Angebot kontextualisiert:

• „Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 15. März. Gerne unterbreite ich Ihnen folgendes Angebot:“
• „Bezugnehmend auf unser Gespräch vom 20. März erstelle ich Ihnen folgendes Angebot für die Website-Neugestaltung:“

Leistungsbeschreibung

Der Kern des Angebots. Beschreibe jede Position einzeln — mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Beispiel für einen Webdesigner:

• Konzeption und Wireframing (8 Stunden × 95 €/h) = 760,00 €
• Webdesign Startseite + 4 Unterseiten (16 Stunden × 95 €/h) = 1.520,00 €
• Responsive Umsetzung (12 Stunden × 95 €/h) = 1.140,00 €
• SEO-Grundoptimierung (4 Stunden × 95 €/h) = 380,00 €
• Einweisung und Dokumentation (2 Stunden × 95 €/h) = 190,00 €

Warum so detailliert? Weil der Kunde sehen will, wofür er bezahlt. Und weil Sie bei Änderungswünschen einzelne Positionen anpassen können, statt das ganze Angebot neu zu schreiben.

Preisübersicht

Am Ende der Leistungsbeschreibung:

• Nettosumme: 3.990,00 €
• Umsatzsteuer 19 %: 758,10 €
• Bruttosumme: 4.748,10 €

Nutzt Sie die Kleinunternehmerregelung, steht hier nur der Gesamtbetrag mit dem Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Bedingungen und Konditionen

Unter der Preisübersicht klären Sie die Rahmenbedingungen:

• Gültigkeit: „Dieses Angebot ist bis zum [Datum] gültig.“
• Zahlungsbedingungen: „50 % Anzahlung bei Auftragserteilung, 50 % nach Abnahme.“
• Lieferzeit: „Die Umsetzung erfolgt innerhalb von 6 Wochen nach Auftragserteilung und Erhalt der Anzahlung.“
• Revisionen: „Im Preis enthalten sind 2 Korrekturschleifen. Weitere Änderungen werden nach Aufwand berechnet (95 €/h).“

Angebotsnummern: Systematik

Wie bei Rechnungsnummern brauchen Sie ein nachvollziehbares System. Bewährte Formate:

• ANG-2026-001 (Angebot, Jahr, laufende Nummer)
• A-2026-MUE-003 (Angebot, Jahr, Kundenkürzel, Nummer)
• 2026-Q1-005 (Jahr, Quartal, Nummer)

Tipp: Nutze ein anderes Präfix als bei Rechnungen. So erkennen Sie sofort, ob es sich um ein Angebot oder eine Rechnung handelt.

Vom Angebot zur Rechnung: Konvertierung

Wird das Angebot angenommen, erstellen Sie daraus die Rechnung. Idealerweise mit einem Klick — nicht per Copy-Paste aus dem Angebots-PDF.

Was sich zwischen Angebot und Rechnung ändert:

• Dokumenttyp: „Angebot“ wird zu „Rechnung“
• Nummernkreis: Angebotsnummer wird zur Rechnungsnummer (neuer Nummernkreis)
• Verweis: „Bezugnehmend auf Angebot ANG-2026-001 vom 15. März 2026“
• Zahlungsbedingungen: Ggf. anpassen (Zahlungsziel statt Anzahlung)
• Leistungszeitraum: Tatsächlicher Zeitraum ergänzen
• Zusätzliche Pflichtangaben: Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum

Preisgestaltung: Pauschal oder nach Aufwand?

Pauschalpreis

Vorteile: Planungssicherheit für den Kunden, klare Kalkulation. Nachteile: Sie tragen das Risiko, wenn der Aufwand größer wird als erwartet.

Pauschalpreise funktionieren gut bei standardisierten Leistungen: Logo-Design, Visitenkarten, Steuerklärung für Angestellte.

Stundensatz

Vorteile: Sie werden für jede Stunde bezahlt, das Risiko liegt beim Kunden. Nachteile: Der Kunde hat keine Kostenkontrolle und fühlt sich unwohl.

Stundensätze eignen sich für Projekte mit unklarem Umfang: Beratung, laufende Betreuung, agile Softwareentwicklung.

Hybrid: Pauschal mit Stundenkontingent

Die beste Lösung für viele Freelancer: Ein Pauschalpreis für den definierten Umfang, plus Stundensatz für Zusatzleistungen. Beispiel: „Website-Redesign pauschal 3.500 € netto. Zusätzliche Änderungen nach Abnahme: 95 €/h.“

7 Tipps für Angebote, die angenommen werden

1. Schreib das Angebot schnell. Innerhalb von 24-48 Stunden nach der Anfrage. Je länger Sie warten, desto kälter wird der Lead.
2. Beschreibe den Nutzen, nicht nur die Leistung. Statt „Suchmaschinenoptimierung“ schreibe „SEO-Optimierung für bessere Auffindbarkeit bei Google — mit dem Ziel, den organischen Traffic um 30 % zu steigern“.
3. Biete Optionen an. Paket A (Basic), Paket B (Standard), Paket C (Premium). Die meisten Kunden wählen die mittlere Option — und Sie hast den Preis geankert.
4. Setze eine Gültigkeitsdauer. 14-30 Tage sind üblich. Das erzeugt Dringlichkeit ohne Druck.
5. Fügen Sie Referenzen oder ein Portfolio hinzu. Ein Link zu ähnlichen Projekten stärkt das Vertrauen.
6. Machen Sie die Annahme einfach. „Bitte bestätige dieses Angebot per E-Mail“ ist besser als ein komplizierter Bestellprozess.
7. Follow-up nicht vergessen. Nach 5-7 Tagen ohne Antwort: Eine freundliche Nachfrage wirkt professionell, nicht aufdringlich.